Es altamente probable que te identifiques con uno o varios de estos escenarios
- Tengo archivos de mi trabajos en la PC de la oficina, en la notebook, en la PC de mi casa, en el pendrive y en el reciente adquirido harddisk USB…
- Donde habré dejado el contacto del proveedor de Córdoba?…
- Tendría que discutir este tema con el resto del equipo?…
- Debo avisar que no estaré en la oficina, pero me conectare para chequear el documento actulizado…
- Necesito organizar mejor mi agenda e incorporar alarmas o recordatorios…
- Compartamos información y conocimiento de manera organizada…
- Este documento es el inicio, construyamos conocimiento a partir de él, hagamos modificaciones, desarrollemos una mejor versión…
- Planifiquemos y documentemos como se ejecutará el proyecto en el tiempo y cuales serán sus puntos más importantes…
- Necesitamos una herramienta que nos permitirá realizar un correcto seguimiento de la ejecución de los proyectos…
Estos son solo algunos ejemplos de las cuestiones que enfrenta a diario una persona que realiza trabajo en equipo. Herramientas adecuadas e Internet puede facilitar esta tarea y optimizar los resultados del trabajo en equipo.
Internet se ha convertido en poco tiempo en la herramienta tecnológica más revolucionaria y poderosa de todas, influyendo en prácticamente todos los niveles de la actividad humana. Entre las razones de su importancia e impacto se encuentran: el acceso global y económico a un mundo de información y conocimiento, la democratización de la información, y el abaratamiento y agilización de las comunicaciones.
Por otro lado es reconocido que uno de los factores claves para alcanzar el éxito en una organización obedece a su capacidad de adaptación a factores externos. Cada vez se requieren respuestas flexibles y rápidas con el menor margen de error.
Es frecuente que los directivos de una organización, sus colaboradores y técnicos desarrollen su actividad en espacios organizados de forma individual. Esto es, cada empleado, establece individualmente su propio espacio de trabajo (archivos, agenda, contactos, documentos de trabajo, PC, etc.) Falta, pues, un espacio de trabajo común para uso de los miembros de un equipo, que, por dispersión física y geográfica, nunca podrá ser un espacio de trabajo exclusivamente físico. Pero tampoco puede ser un espacio muy simple, porque los grupos y objetivos se están modificando frecuentemente.
Los sistemas o tecnología GROUPWARE satisfacen exactamente esta necesidad. Crean un verdadero espacio de trabajo virtual para todos los miembros del equipo y mandos intermedios involucrados en proyectos compartidos.
Como consecuencia de la creación de un verdadero espacio de trabajo compartido varios son los beneficios inmediatos:
- Aumento de la productividad del personal y de los mandos intermedios en los proyectos compartidos.
- Simplicidad de funcionamiento.
- Organización del trabajo.
- Coordinación de los miembros del equipo.
Este modelo de Organización Orgánica/Electrónica ofrece una serie de beneficios a corto y largo plazo.
A corto plazo, reasignación de tareas especificas, reducciones en la carga de trabajo de la dirección, mayor eficiencia y eficacia en su labor. Asimismo, se darán mejoras de la productividad, reducción del tiempo dedicado a coordinación (desde un 70% a un 5%), e incremento del número y calidad de los proyectos dirigidos por cada unos de los miembros de personal.
Por último, un aumento de las iniciativas concluidas con éxito.
Un mejor control evita proyectos incompletos, cuando fuera de la vista lleva a fuera de la mente.
A largo plazo, los beneficios son una mejor respuesta corporativa al cambio externo discontinuo, así como la creación y consolidación de ventajas competitivas de una organización más sensible al cambio.
| Las soluciones groupware comprenden los cuatro pilares básicos sobre los que se asienta la organización de una compañía: mensajería electrónica, intercambio de información, control de flujo de trabajo y soporte a la toma de decisiones. |
eGroupware – una herramienta entre muchas disponibles
Existen diversas plataformas tecnológicas de groupware. Por difusión, cantidad de prestaciones y seguridad nuestra elección es: eGroupware.
eGroupware es una suite de programas Open Source para la empresa que están listos para el trabajo en grupo en su red corporativa.
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